Trở thành thường trú nhân (Vĩnh trú) tại Nhật Bản là mục tiêu cuối cùng của hầu hết những người nước ngoài sinh sống và làm việc tại đây. Với Visa Nhân lực Chất lượng cao (高度人材外国人／高度専門職), con đường này của bạn đã được rút ngắn đáng kể, chỉ còn 1 năm hoặc 3 năm so với 10 năm thông thường.
Tuy nhiên, dù có lợi thế về thời gian, việc chuẩn bị hồ sơ xin Vĩnh trú vẫn đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác, và đầy đủ để tránh bất kỳ sai sót nào có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trì hoãn hoặc từ chối.
Bài viết này là checklist chi tiết và đầy đủ nhất về mọi loại giấy tờ bạn cần phải chuẩn bị khi chuyển đổi từ Visa Nhân lực chất lượng cao 80 điểm sang Visa Vĩnh trú.
Lưu ý: Kể cả khi bạn đang không có Visa Nhân lực chất lượng cao 80 điểm, nhưng bạn đã đủ 80 điểm trong vòng 1 năm nay thì cũng có thể nộp đơn xin vính trú luôn.
Tuy nhiên theo kinh nghiệm thực tế của mình thì sẽ có phát sinh một vài giấy tờ khác, do đó bài viết này mình sẽ liệt kê và hướng dẫn chi tiết nhất có thể.
Xem thêm những bài viết liên quan đến Visa Vĩnh trú:
Văn bản không có form cụ thể, các bạn có thể tự do viết, độ tài tầm 2 - 5 trang A4 tùy người. Tuy nhiên hãy tham khảo cách viết chuẩn và cách dùng AI để viết ở bài này:
Không cần bao gồm mã số cá nhân (マイナンバー) trong tờ này. Còn lại các thông tin khác phải đầy đủ. Tờ này bạn có thể dùng thẻ My Number để in ở combini, hoặc xin cấp ở 市役所
Ngoài ra nếu đã kết hôn thì nộp bản dịch có công chứng giấy đăng ký kết hôn.
5. Giấy tờ chứng minh công việc
Nếu là nhân viên công ty: giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書), cái này nhờ công ty cấp, có đóng dấu.
Nếu là người kinh doanh:
Bản sao tờ khai thuế thu nhập cá nhân (確定申告書控えの写し) hoặc giấy chứng nhận các mục đã đăng ký của pháp nhân (法人の登記事項証明書)
Bản sao giấy phép kinh doanh nếu có (営業許可書の写し)
Trường hợp khác: bản giải trình về nghề nghiệp (職業に係る説明書) mẫu tự do, và các tài liệu chứng minh kèm theo (その立証資料)
Ngoài ra, mình được yêu cầu bổ sung bảng lương dự tính trong 1 năm sau (給与見込み証明書). Cái này bạn nhờ công ty làm và đóng dấu, vài ngày là có. Về mẫu của tờ này thì các bạn có thể tham khảo như file bên dưới của mình.
Đây là một trong những phần quan trọng nhất và phức tạp nhất trong bộ hồ sơ xin Vĩnh trú. Bạn cần chứng minh tình hình thu nhập và việc tuân thủ nghĩa vụ nộp thuế của bạn và người bạn đang bảo lãnh (phụ thuộc) trong năm gần nhất (直近１年間).
Chứng minh trình trạng nộp thuế thị dân/thuế cư trú (住民税)
A. Giấy chứng nhận thuế khóa (課税証明書) hoặc miễn thuế (非課税証明書), và giấy chứng nhận nộp thuế (納税証明書)
Phần của bạn và người phụ thuộc
Mỗi loại 1 bản, trong 1 năm gần nhất (mình thì để chắc ăn nên mình xin luôn của 2 năm)
Trong giấy chứng nhận phải có ghi rõ tổng thu nhập cả năm và tình trạng nộp thuế
Nếu chứng nhận của thành phố nơi bạn sống đã bao gồm cả hai thông tin trên, thì chỉ cần nộp một trong hai loại
Trường hợp đặc biệt: nếu bạn không thể nộp các loại giấy trên (ví dụ mới nhập cảnh chưa đủ 1 năm), hãy nội thay thế bằng bản sao phiếu khấu trừ thuế thu nhập từ lương (源泉徴収票) hoặc bản sao bảng lương (給与明細書).
B. Chứng minh việc nộp thuế đúng hạn, dành cho những bạn chuyển việc và tự nộp thuế thị dân
Nếu bạn là nhân viên công ty và thuế thị dân của bạn được khấu trừ thẳng vào lương trong toàn bộ 1 năm gần nhất, bạn không cần nộp tài liệu này, chỉ cần mục A.
Tài liệu chứng minh việc nộp thuế thị dân đúng thời hạn trong 1 năm gần nhất (ví dụ: bản sao sổ ngân hàng/sổ tiết kiệm, biên lai nộp thuế)
Chú ý (rất nhiều trường hợp rớt hồ sơ vì việc này): Để chứng minh bạn không có lịch sử nộp chậm thuế, TUYỆT ĐỐI phải giữ lại biên lai khi bạn tự nộp thuế qua combini.
Về sao kê ngân hàng: chấp nhận bản in sao kê trên web (Web通帳) có hiển thị lịch sử giao dịch, miễn là bản in đó không thể chỉnh sửa. Không chấp nhận file Excel.
Để chắc ăn thì mình nộp cả tờ 源泉徴収票 của 1 năm trước để nhìn được tổng thu nhập cả năm (nenshu).
Chứng minh tình trạng nộp thuế quốc gia (国税)
Nộp giấy chứng nhận nộp thuế quốc gia (納税証明書), mẫu số 3 (その３).
Phần của bạn và người phụ thuộc
Nơi cấp: Sở thuế (税務署) quản lý địa chỉ của bạn.
Yêu cầu: Chứng nhận này phải bao gồm tất cả 5 loại thuế sau đây, chứng minh bạn không còn nợ tính đến ngày cấp chứng nhận.
Thuế Thu nhập (源泉所得税及び復興特別所得税)
Thuế Thu nhập tự kê khai (申告所得税及び復興特別所得税)
Thuế Tiêu dùng và Thuế Tiêu thụ Địa phương (消費税及び地方消費税)
Thuế Thừa kế (相続税)
Thuế Tặng cho/Quà tặng (贈与税)
Bạn không cần chỉ định thời gian, bởi vì mẫu số 3 này đã chứng minh tình trạng tại thời điểm hiện tại.
Kết quả bạn nhận được là tờ giấy ghi 5 thông tin không nợ thuế như bên dưới:
Các tài liệu chứng minh thu nhập khác (nếu cần)
Để tăng tính thuyết phục về mặt tài chính (hoặc nếu thu nhập chính chưa đủ), bạn có thể nộp bổ sung:
Bản sao sổ tiết kiệm/sổ ngân hàng (預貯金通帳の写し): Số lượng phù hợp.
Các tài liệu tương đương với mục trên: Số lượng phù hợp.
Lưu ý: bản in Sao kê điện tử có lịch sử giao dịch được chấp nhận, miễn là không thể chỉnh sửa. Không chấp nhận file Excel.
→ Tóm lại ở phần 6 (giấy tờ thuế):Bạn cần nộp những giấy tờ sau của bạn và vợ/chồng:
Xin ở 市役所, trong 1 năm gần nhất
課税証明書／非課税証明書
納税証明書
Xin ở 税務署
納税証明書
7. Chứng minh tình trạng nộp bảo hiểm xã hội
Đây là mục giấy tờ bắt buộc để chứng minh bạn và người phụ thuộc đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng Bảo hiểm Y tế và Bảo hiểm Hưu trí trong 1 năm gần nhất.
Lưu ý Quan trọng về bảo mật thông tin: Khi nộp bất kỳ tài liệu nào (bao gồm cả bản sao) có chứa Số Hưu trí Cơ bản (基礎年金番号), Số Bảo hiểm Y tế (保険者番号), hoặc Ký hiệu/Số thành viên (被保険者等記号・番号), bạn bắt buộc phải che đen những phần số này để đảm bảo chúng không thể phục hồi được.
Chứng minh tình trạng nộp nenkin trong 1 năm gần nhất
Mục này dành cho lương hưu (nenkin).
Đối với người tham gia Nenkin ngoài Quốc dân Nenkin (厚生年金):
Nộp một trong hai loại tài liệu sau: A hoặc B.
A. Bản in "Sổ định kỳ Nenkin" hay còn gọi là nenkin teikibin (ねんきん定期便):
Yêu cầu: Phải là bản ghi lại toàn bộ thông tin nenkin.
Lưu ý: Bản gửi hàng năm dưới dạng bưu thiếp không được chấp nhận vì không thể xác nhận toàn bộ quá trình. Bạn có thể yêu cầu cấp lại bản này qua điện thoại (thời gian xử lý có thể mất đến 2 tháng).
B. Bản in "Ghi chép Hưu trí từng tháng" (各月の年金記録) từ "Nenkin Net" (ねんきんネット):
Yêu cầu: Bạn cần đăng ký tài khoản Nenkin Net trên trang web của Cơ quan Hưu trí Nhật Bản (Japan Pension Service).
Có thể dùng thẻ My Number xong lên website ねんきんネット và tải ねんきん定期便, 各月の年金記録 về xong in ra, rất nhanh gọn.
Đối với người có thời gian tham gia Quốc dân Nenkin (国民年金) trong 1 năm gần nhất:
Bạn cần nộp thêm tài liệu sau, ngoài mục A hoặc B ở trên:
C. Bản sao Biên lai nộp phí Quốc dân Nenkin (国民年金保険料領収証書):
Yêu cầu: Nộp bản sao biên lai cho toàn bộ khoảng thời gian bạn tham gia Quốc dân Nenkin trong 1 năm gần nhất.
Mục đích: Để chứng minh bạn không nộp chậm (遅延納付).
Trường hợp đặc biệt: Nếu bạn tham gia Quốc dân Nenkin (国民年金) trong toàn bộ 1 năm gần nhất và có đủ 12 tháng Biên lai nộp phí (C) để nộp, bạn không cần nộp tài liệu A hoặc B.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc cung cấp biên lai, hãy nộp kèm một Bản Giải trình Lý do (理由書).
Chú ý (rất nhiều trường hợp rớt hồ sơ vì việc này): Để chứng minh bạn nộp nenkin đầy đủ, TUYỆT ĐỐI phải giữ lại biên lai khi bạn tự nộp nenkin qua combini.
Theo kinh nghiệm thực tế của mình thì nyukan có thể yêu cầu bổ sung 2 loại giấy tờ sau của bạn và người phụ thuộc, lấy từ văn phòng nenkin (年金事務所):
被保険者記録照会回答票
被保険者記録照会(納付I & 納付II)
Chứng minh tình trạng nộp bảo hiểm trong 1 năm gần nhất
Mục này dành cho bảo hiểm (hoken).
Trường hợp đang tham gia Bảo hiểm Y tế (健康保険):
A. Bản sao Thẻ Bảo hiểm Y tế (健康保険被保険者証) của tất cả thành viên trong hộ gia đình.
Thường thì nếu bạn là nhân viên công ty thì nghĩa là bạn đã tham gia bảo hiểm xã hội (社会保険), nên không cần nộp các tài liệu B, C, D dưới đây.
Trường hợp đang tham gia Bảo hiểm Y tế Quốc dân (国民健康保険):
B. Bản sao Thẻ Bảo hiểm Y tế Quốc dân (国民健康保険被保険者証) của tất cả thành viên trong hộ gia đình.
C. Giấy chứng nhận Nộp phí Bảo hiểm Y tế Quốc dân (国民健康保険料納付証明書).
D. Bản sao Biên lai nộp phí Bảo hiểm Y tế Quốc dân (国民健康保険料領収証書):
Yêu cầu: Nộp biên lai cho toàn bộ khoảng thời gian bạn tham gia Quốc dân Hoken trong 1 năm gần nhất, nhằm chứng minh không nộp chậm.
Nếu không thể cung cấp, nộp kèm Bản Giải trình Lý do (理由書).
Chú ý (rất nhiều trường hợp rớt hồ sơ vì việc này): Để chứng minh bạn nộp tiền bảo hiểm đầy đủ, TUYỆT ĐỐI phải giữ lại biên lai khi bạn tự nộp tiền bảo hiểm qua combini.
Lưu ý về Bảo hiểm Y tế sau tháng 12/2024:
Do sự chuyển đổi sang Thẻ Bảo hiểm My Number (マイナ保険証), nếu Thẻ Bảo hiểm hiện tại của bạn hết hạn sau ngày 02/12/2024, bạn cần nộp:
Người có MyNa Hoken: Bản sao màn hình MyNa Portal xác nhận "Ngày nhận tư cách" (trong vòng 3 tháng).
Người không có MyNa Hoken: Bản sao "Giấy chứng nhận Tư cách" (資格確認証).
Nếu không thể cung cấp, nộp kèm Bản Giải trình Lý do (理由書).
Trường hợp Đặc biệt: Chủ doanh nghiệp (事業主)
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp (事業主) có công ty/cơ sở áp dụng Bảo hiểm Xã hội (社会保険), bạn cần nộp thêm tài liệu chứng minh việc nộp phí Hưu trí và Y tế của công ty trong 1 năm gần nhất (áp dụng cho thời gian bạn làm chủ).
Nộp một trong hai loại tài liệu sau, chứng minh công ty không nợ phí:
A. Bản sao Biên lai nộp phí Bảo hiểm Y tế/Hưu trí Phúc lợi (健康保険・厚生年金保険料領収証書).
Yêu cầu: Biên lai cho toàn bộ khoảng thời gian 1 năm gần nhất bạn làm chủ.
B. Giấy chứng nhận Nộp phí Bảo hiểm Xã hội (社会保険料納入証明書) hoặc Giấy Xác nhận Nộp phí (社会保険料納入確認（申請）書).
Cách yêu cầu: Liên hệ Cơ quan Hưu trí Nhật Bản (Japan Pension Service) để xin theo mẫu quy định (chọn loại chứng minh "không nợ" và phạm vi "bao gồm tiền phạt chậm nộp").
→ Tóm lại ở phần 7 (giấy tờ nenkin, bảo hiểm):Bạn cần nộp những giấy tờ sau của bạn và vợ/chồng:
Phần lương hưu (nenkin):
Xin ở 年金事務所
ねんきん定期便
各月の年金記録
被保険者記録照会回答票
被保険者記録照会(納付I & 納付II)
Phần bảo hiểm (hoken):
Photo thẻ bảo hiểm cả gia đình
8. Bảng tính điểm Visa chất lượng cao
Mục này dành riêng cho những người nộp đơn xin Vĩnh trú theo diện visa chất lượng cao. Bạn cần chứng minh rằng mình luôn đạt 80 điểm trở lên trong suốt thời gian 1 năm.
Bảng tính điểm hiện tại
Bạn cần nộp Bảng tính điểm visa chất lượng cao (高度専門職ポイント計算表) cho lĩnh vực hoạt động của bạn được tính tại thời điểm nộp đơn xin Vĩnh trú.
Trường hợp đã được Cơ quan Xuất nhập cảnh xác nhận 80 điểm
Nếu bạn đã nhận được thông báo xác nhận là "Nhân lực Chất lượng Cao" (高度人材外国人) và liên tục cư trú tại Nhật Bản dưới diện visa này trong thời gian yêu cầu 1 năm.
Nộp Bản sao Giấy thông báo Kết quả Tính điểm Chuyên môn Cao (高度専門職ポイント計算結果通知書).
Lưu ý: Đây là giấy tờ bạn được cấp khi được cấp Giấy chứng nhận Tư cách Lưu trú (COE) hoặc thay đổi tư cách lưu trú sang Nhân lực chất lượng cao.
Trường hợp chưa nhận được Giấy thông báo xác nhận 80 điểm
Nếu bạn chưa nhận được Giấy thông báo kết quả tính điểm, bạn phải chứng minh điểm 80+ tại thời điểm 1 năm trước ngày nộp đơn Vĩnh trú.
Nộp Bảng tính điểm nhân lực chất lượng cao được tính tại thời điểm 1 năm trước ngày nộp đơn xin Vĩnh trú. Yêu cầu điểm phải đạt 80 điểm trở lên tại thời điểm đó.
Trường hợp của mình: Mình sở hữu Visa Nhân lực chất lượng cao 70 điểm, sau đó mình đậu JLPT N1 là thành hơn 80 điểm. Lúc mình nộp đơn xin vĩnh trú mình không nộp giấy thông báo xác nhận 70 điểm, thay vào đó mình nộp lại toàn bộ hộ sơ chứng minh mình có trên 80 điểm từ 1 năm trước.
9. Các tài liệu chứng minh điểm nhân lực chất lượng cao
Mục này nhằm hỗ trợ việc xác nhận kết quả tính điểm nhân lực chất lượng cao của bạn (đã nộp ở Mục 8).
Nộp các tài liệu để chứng minh rằng tổng điểm của bạn đạt 80 điểm trở lên. Bạn không cần nộp tài liệu chứng minh cho tất cả các mục tính điểm. Chỉ cần chọn những tài liệu cần thiết để tổng điểm được chứng minh đạt ngưỡng 80 điểm.
Ví dụ:
Chứng chỉ JLPT N2 hoặc N1
Giấy xác nhận đã từng làm việc tại các công ty (退職証明書), chấp nhận file có đóng dấu và in màu, có thể của nhiều năm trước.
Trường hợp đã nộp Giấy thông báo Kết quả tính điểm (高度専門職ポイント計算結果通知書) được cấp khi chuyển đổi visa, bạn không cần nộp tài liệu chứng minh cho thời điểm đó.
Sử dụng lại Hồ sơ cũ: Nếu bạn muốn sử dụng lại các tài liệu chứng minh đã từng nộp cho Cục Xuất nhập cảnh trước đây, bạn cần nộp kèm Đơn xin phép Chuyển đổi Tài liệu (資料転用願出書).
10. Các tài liệu chứng minh tài sản của người nộp đơn
Tài khoản ngân hàng: Bản sao Sổ tiết kiệm/Sổ ngân hàng, số lượng phù hợp.
Lưu ý: Có thể dùng bản in sao kê điện tử (Web通帳) nhưng phải không thể chỉnh sửa (Không chấp nhận file Excel).
Bất động sản: Giấy chứng nhận các mục đã đăng ký của Bất động sản (đăng ký nhà đất)
Tài liệu tương đương: Các tài liệu tương đương với 2 mục trên. Ví dụ: chứng nhận cổ phiếu, v.v.): Số lượng phù hợp.
11. Xuất trình Hộ chiếu hoặc Giấy chứng nhận tư cách lưu trú của người nộp đơn
Bạn cần phải nộp hộ chiếu (passport) hoặc Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (在留資格証明書) của người nộp đơn.
Nếu bạn không thể xuất trình, bạn cần nộp Bản Giải trình Lý do (理由書) ghi rõ lý do tại sao không thể xuất trình được.
12. Xuất trình Thẻ lưu trú (在留カード) của người nộp đơn
Mang theo Thẻ Cư trú (在留カード) bản gốc khi đi nộp hồ sơ. Ngoài ra, mang theo Giấy phép hoạt động ngoài tư cách (資格外活動許可書) nếu có.
13. Giấy tờ liên quan đến người bảo lãnh
Đây là mục giấy tờ cần thiết để xác định và xác minh người sẽ đứng ra bảo lãnh cho bạn trong quá trình xin Vĩnh trú. Người bảo lãnh có thể là người Nhật, hoặc người nước ngoài có Visa vĩnh trú.
Tài liệu liên quan người bảo lãnh: ví dụ như bản photo bằng lái
14. Giấy xác nhận đồng ý
Kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2021, việc nộp Giấy Xác nhận Đồng ý (了解書) là bắt buộc đối với hồ sơ xin phép Vĩnh trú. Tải tại đây: 了解書 (PDF)
Nếu bạn đã cẩn thận hoàn thiện từng mục trong checklist này, xin chúc mừng, bạn đã nắm trong tay hơn 90% cơ hội thành công. Vĩnh trú không chỉ là một chiếc visa, mà là sự xác nhận cho một tương lai ổn định và lâu dài tại Nhật Bản. Hãy luôn kiểm tra các quy định mới nhất từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
Xin chào các bạn. Mình là kỹ sư IT đang làm việc ở Nhật Bản. Mình tạo blog này để chia sẻ về cuộc sống và những kinh nghiệm trong quá trình học tập và làm việc. Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn.
