Thủ tục khai báo thay đổi công ty là nghĩa vụ phải thực hiện với Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản, đối tượng là người lao động nước ngoài.
Có 3 hình thức khai báo đó là online, gửi bưu điện hoặc đến trực tiếp Cục quản lý xuất nhập cảnh.
Có 2 thời điểm phải thực hiện khai báo: khi nghỉ việc và khi vào công ty mới và phải thực hiệntrong vòng 14 ngàykể từ ngày có sự thay đổi. ※ Đặc biệt lưu ý: nếu bạn khai báo trước ngày vào công ty hoặc trước ngày nghỉ việc chính thức thì khai báo đó vô hiệu. Phải khai báo sau ngày chính thức và trong vòng 14 ngày.
Nếu sau khi nghỉ việc các bạn vào công ty mới ngay thì có thể kết hợp khai báo nghỉ việc và vào công ty mới cùng lúc.
Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách thông báo nghỉ việc, chuyển việc tới Nyukan bằng hình thức online.
Đăng ký tài khoản trên website của Cục quản lý xuất nhập cảnh
Nếu bạn đã từng tạo tài khoản rồi thì chỉ cần đăng nhập bằng ID và Password. Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn click vào 認証ID発行 ở dòng phía dưới để tạo tài khoản. Nếu bạn đã có tài khoản nhưng quên ID và Password đăng nhập thì click vào 認証ID・パスワード再通知 để làm thủ tục lấy lại thông tin đăng nhập.
Ở màn hình đăng ký bạn cần nhập những thông tin như sau:
氏名英字：Họ tên không dấu in hoa. Ví dụ LE MINH THIEN TOAN
生年月日：Ngày tháng năm sinh, theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày
性別：Giới tính
国籍・地域：Quốc tịch, chọn ベトナム Viet Nam
在留カード番号：Mã số thẻ ngoại kiều, gồm 12 chữ số, ở góc trên bên phải của thẻ
希望する認証ID：ID tài khoản mong muốn, bạn đặt sao cho dễ nhớ, ví dụ như mình thì mình lấy theo tên là leminhthientoan
パスワード：Mật khẩu, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và các ký tự đặc biệt, độ dài từ 8 ~ 32 ký tự. Ví dụ J@panLif3
パスワード(再入力)：Nhập lại mật khẩu
メールアドレス：Địa chỉ mail
メールアドレス(再入力)：Nhập lại địa chỉ mail
Sau khi nhập xong hết thông tin thì bạn click vào 確認 để xem màn hình xác nhận thông tin.
Nếu bạn kiểm tra lại thông tin và thấy đúng hết rồi thì click tiếp để hoàn thành việc đăng ký.
Nếu màn hình xác nhận thông tin không hiện ra thì bạn kiểm tra lại thông báo lỗi ⛔️ xuất hiện ở đâu, sửa lại thông tin cho chính xác.
Cách khai báo nghỉ việc cho Nyukan
Sau khi đăng nhập thành công, màn hình như bên dưới sẽ hiện ra:
Bạn chọn vào 契約終了 để khai báo thông tin nghỉ việc.
Ở màn hình thông báo nghỉ việc, bạn nhập những thông tin sau:
届出人
氏名英字：Họ tên không dấu in hoa. Ví dụ LE MINH THIEN TOAN
生年月日：Ngày tháng năm sinh, theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày
性別：Giới tính
国籍・地域：Quốc tịch, chọn ベトナム Viet Nam
住居地（都道府県市区町村）：Địa chỉ khu vực sinh sống, bạn chọn vào 検索 để bắt đầu tìm kiếm và chọn nơi bạn sinh sống
住居地（町名丁目番地号等）：Địa chỉ nhà bạn, lưu ý là chỉ được nhập 全角, nếu nhập khoảng trắng hoặc 半角 thì sẽ báo lỗi
在留カード番号：Mã số thẻ ngoại kiều, gồm 12 chữ số, ở góc trên bên phải của thẻ
電話番号：Số điện thoại cố định, thường sẽ bỏ qua phần này
携帯電話番号：Số điện thoại di động của bạn
契約機関との契約の終了
契約が終了した年月日：Ngày hết hợp đồng với công ty, theo thứ tựNăm, Tháng, Ngày
契約が終了した機関の名称：Tên công ty, lưu ý là chỉ được nhập 全角, nếu nhập khoảng trắng hoặc 半角 thì sẽ báo lỗi
契約が終了した機関の所在地 （都道府県市区町村）：Địa chỉ khu vực của công ty, bạn chọn vào検索để bắt đầu tìm kiếm và chọn địa chỉ khu vực công ty
契約が終了した機関の所在地 （町名丁目番地号等）：Địa chỉ công ty, lưu ý là chỉ được nhập 全角, nếu nhập khoảng trắng hoặc 半角 thì sẽ báo lỗi
Sau khi nhập xong hết thông tin thì bạn click vào 確認 để xem màn hình xác nhận thông tin.
Nếu bạn kiểm tra lại thông tin và thấy đúng hết rồi thì click tiếp để hoàn thành việc đăng ký.
Nếu màn hình xác nhận thông tin không hiện ra thì bạn kiểm tra lại thông báo lỗi ⛔️ xuất hiện ở đâu, sửa lại thông tin cho chính xác.
Lưu ý là nếu ngày hết hợp đồng với công ty mà lớn hơn ngày hiện tại, ví dụ ngày 30/6 bạn mới hết hợp đồng nhưng ngày 29/6 bạn đã muốn khai báo trước, thì sẽ xảy ra lỗi và không khai báo được.
Sau khi khai báo thành công thì bạn sẽ nhận được mail thông báo từ Cục quản lý xuất nhập cảnh, với nội dung là Cục đã tiếp nhận khai báo của bạn. Thường thì sau khoảng 1 ngày sẽ có mail thông báo kết quả.
Cách khai báo chuyển việc cho Nyukan
Sau khi đăng nhập thành công, màn hình như bên dưới sẽ hiện ra:
Bạn chọn vào新たな契約締結để khai báo thông tin chuyển việc.
Ở màn hình thông báo chuyển việc, bạn nhập những thông tin sau:
届出人
氏名英字：Họ tên không dấu in hoa. Ví dụ LE MINH THIEN TOAN
生年月日：Ngày tháng năm sinh, theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày
性別：Giới tính
国籍・地域：Quốc tịch, chọn ベトナム Viet Nam
住居地（都道府県市区町村）：Địa chỉ khu vực sinh sống, bạn chọn vào 検索 để bắt đầu tìm kiếm và chọn nơi bạn sinh sống
住居地（町名丁目番地号等）：Địa chỉ nhà bạn, lưu ý là chỉ được nhập 全角, nếu nhập khoảng trắng hoặc 半角 thì sẽ báo lỗi
在留カード番号：Mã số thẻ ngoại kiều, gồm 12 chữ số, ở góc trên bên phải của thẻ
電話番号：Số điện thoại cố định, thường sẽ bỏ qua phần này
携帯電話番号：Số điện thoại di động của bạn
新たな契約締結
新たな契約を締結した年月日：Ngày bắt đầu hợp đồng với công ty mới, theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày
機関の名称(新たな契約の締結前)：Tên công ty cũ, lưu ý là chỉ được nhập 全角, nếu nhập khoảng trắng hoặc 半角 thì sẽ báo lỗi
機関の所在地(新たな契約の締結前)（都道府県市区町村）：Địa chỉ khu vực của công ty cũ, bạn chọn vào 検索 để bắt đầu tìm kiếm và chọn địa chỉ khu vực công ty cũ
機関の所在地(新たな契約の締結前)（町名丁目番地号等）：Địa chỉ công ty cũ, lưu ý là chỉ được nhập 全角, nếu nhập khoảng trắng hoặc 半角 thì sẽ báo lỗi
機関の名称(新たな契約の締結後)：Tên công ty mới, lưu ý là chỉ được nhập 全角, nếu nhập khoảng trắng hoặc 半角 thì sẽ báo lỗi
機関の所在地(新たな契約の締結後)（都道府県市区町村）：Địa chỉ khu vực của công ty mới, bạn chọn vào 検索 để bắt đầu tìm kiếm và chọn địa chỉ khu vực công ty mới
機関の所在地(新たな契約の締結後)（町名丁目番地号等）：Địa chỉ công ty mới, lưu ý là chỉ được nhập 全角, nếu nhập khoảng trắng hoặc 半角 thì sẽ báo lỗi
新たな機関における活動の内容：Nội dung công việc bạn sẽ làm ở công ty mới, chọn trong danh sách hiện ra
その他を選んだ方は，下欄に活動の内容を入力してください。 全角，30文字以内：Nếu ở phần nội dung công việc bạn chọn là 「その他」, thì nhập nội dung công việc của bạn vào ô này, trong khoảng 30 ký tự bằng 全角
実際の活動場所 (có thể bỏ qua phần này)
Nếu bạn đang làm việc tại một địa điểm khác so với địa chỉ đã nêu trên, hãy thông báo cho Nyukan về tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của nơi bạn thực sự đang làm việc. Hãy check vào ô bên dưới trước khi nhập thông tin vào từng mục. 「実際に活動している事業所の名称，所在地，連絡先をお知らせします。」
実際に活動している事業所の名称：Tên bộ phận bạn thực sự đang làm việc
実際の活動場所の所在地（都道府県市区町村）：Địa chỉ khu vực bạn thực sự đang làm việc, bạn chọn vào検索để bắt đầu tìm kiếm và chọn
実際の活動場所の所在地（町名丁目番地号等）：Địa chỉ nơi bạn thực sự đang làm việc, lưu ý là chỉ được nhập 全角, nếu nhập khoảng trắng hoặc 半角 thì sẽ báo lỗi
実際の活動場所の連絡先(電話番号)：Số điện thoại liên lạc của nơi bạn thực sự đang làm việc
Sau khi nhập xong hết thông tin thì bạn click vào 確認 để xem màn hình xác nhận thông tin.
Nếu bạn kiểm tra lại thông tin và thấy đúng hết rồi thì click tiếp để hoàn thành việc đăng ký.
Nếu màn hình xác nhận thông tin không hiện ra thì bạn kiểm tra lại thông báo lỗi ⛔️ xuất hiện ở đâu, sửa lại thông tin cho chính xác.
Lưu ý là nếu ngày bắt đầu hợp đồng với công ty mới mà lớn hơn ngày hiện tại, ví dụ ngày 30/6 bạn mới bắt đầu hợp đồng nhưng ngày 29/6 bạn đã muốn khai báo trước, thì sẽ xảy ra lỗi và không khai báo được.
Sau khi khai báo thành công thì bạn sẽ nhận được mail thông báo từ Cục quản lý xuất nhập cảnh, với nội dung là Cục đã tiếp nhận khai báo của bạn. Thường thì sau khoảng 1 ngày sẽ có mail thông báo kết quả.
Cách kiểm tra tình trạng thông tin đã đăng ký
Bạn có thể kiểm tra thông tin đã đăng ký trên trang web của Cục, bằng cách chọn 中長期在留者はこちら và đăng nhập, sau đó chọn vào 届出状況参照
Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết gồm ngày giờ, mã số, nội dung và tình trạng đăng ký.
Nếu tình trạng đăng ký là 登録完了 tức là bạn đã đăng ký thành công
Việc đăng ký thông tin với Nyukan khi nghỉ việc và chuyển việc là cần thiết, bạn hãy thực hiện việc này để tránh rắc rối không đáng có nhé.
Xin chào các bạn. Mình là kỹ sư IT đang làm việc ở Nhật Bản. Mình tạo blog này để chia sẻ về cuộc sống và những kinh nghiệm trong quá trình học tập và làm việc. Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn.
